エクセルで作った表やグラフを印刷するとき、印刷したい範囲がずれたり、1枚で印刷したいのに複数ページに分かれてしまうことがありますよね。
エクセルで思い通りの形で印刷するには、エクセルの印刷範囲の設定が非常に重要になります。
そこでこの記事ではExcel(エクセル)の印刷範囲の設定方法について、詳しく解説していきたいと思います。
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エクセルの印刷は初心者には難しい
例えばこちらのエクセルで作った表を、1枚の用紙に印刷したいとします。
特に設定を変更せずにそのままA4横で印刷してみると、こんな感じで複数ページに分かれて印刷されてしまいました。
エクセルはパワーポイントやワードと異なりシートがページ毎に分かれていないため、初心者が初めて印刷するときは大抵ミスして紙を無駄にしてしまうものです。
エクセルで正しく印刷するためには印刷範囲の設定が重要になりますので、今回の記事を参考に印刷範囲設定をしっかり理解していきましょう。
エクセルで印刷範囲を設定する方法
ここからはエクセルのシートの中から、印刷したい範囲を指定する設定方法を解説していきます。
今回はこちらのシートに書かれた4つの表の中から、「表1」のみを印刷範囲に設定してみましょう。
最初に表1のセルを選択した状態にします。
続いて、ページレイアウトタブの中から印刷範囲のボタンをクリックし、メニューから印刷範囲の設定を選択します。
以上の手順で、印刷範囲の設定は完了です。
見た目の変化が何もないため本当に設定されているか不安になりますが、ファイルタブから印刷をクリックして印刷プレビューを確認してみましょう。
印刷プレビューを確認してみると、しっかりと表1のみが印刷範囲に設定されているのが分かります。
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設定した印刷範囲と離れた範囲を追加する方法
既に設定している印刷範囲に加えて、離れたところにあるセルを2ページ目として印刷範囲に追加することも可能です。
先程の例で説明すると、表1に加えて「表4」を印刷範囲に加えたいときなど便利な設定になります。
表1が既に印刷範囲として設定されている前提で、以下の手順で表4を追加します。
まずは表4のセルを選択した状態にします。
続いて、ページレイアウトタブの中から印刷範囲のボタンをクリックし、メニューから印刷範囲の追加を選択します。
以上の設定で、印刷範囲を追加することができました。
こちらも見た目の変化がほぼありませんが、印刷プレビューを確認してみると2ページ目に表4が設定されています。
エクセルで印刷範囲を解除する方法
設定した印刷範囲を再設定したいときは、設定済の印刷範囲を解除してから再度設定を行います。
印刷範囲を解除するには、ページレイアウトタブの中から印刷範囲のボタンをクリックし、メニューから印刷範囲のクリアを選択します。
以上の手順で、印刷範囲の解除は完了です。
エクセルの改ページプレビューの使い方
エクセルで印刷範囲の設定や確認に便利なのが、改ページプレビューという表示モードになります。
ここからはエクセルの印刷設定に便利な改ページプレビューの使い方について、詳しく解説をしていきたいと思います。
表示モードを改ページプレビューに変更する方法
改ページプレビューに変更するためには、エクセルの画面右下にある改ページプレビューと書かれたアイコンをクリックするだけです。
以上の手順で、改ページプレビューに変更することができます。
ちなみに表示タブの中にある、改ページプレビューのボタンをクリックすることでも同様の操作が可能です。
改ページプレビューの画面の見方
改ページプレビューの画面の見方を解説します。
改ページプレビューでは下記の画像のように、青色の線が引かれた画面に切り替わります。
青色の線の内側部分のセルが印刷される範囲で、青色の線の外側部分が印刷されない範囲を意味しています。
青色の点線は改ページといって、印刷時にページが切り替わる境目を意味します。
薄いグレーの文字でページ数が記載されていますが、青色の点線を堺にページ数が変わっているのが分かるかと思います。
このように改ページプレビューは印刷範囲を分かりやすく確認できるので、印刷範囲の設定をした後に改ページプレビューで確認するのもおすすめです。
改ページプレビューで印刷範囲を変更する方法
改ページプレビューから印刷範囲を変更することも可能です。
青色の実線にカーソルを合わせて左クリックを押しながら、青線を好きな方向にスライドするだけです。
するとスライドした位置に青線が移動するので、印刷範囲を変更することができました。
改ページの範囲を変更する方法
改ページプレビューからページ切替の場所を変更することができます。
例えばこちらの表だと1ページ目と2ページ目の境目かずれているので、これを正しく修正していきましょう。
青色の点線にカーソルを合わせて左クリックを押しながら、青線を好きな方向にスライドするだけです。
以上の手順で、改ページの範囲を変更することができました。
印刷のページ数を1枚に変更する方法
1枚に印刷したい資料が複数枚に分かれてしまったとき、改ページプレビューから印刷ページ数を1枚に変更することができます。
今回はこちらの印刷ページが2枚に分かれてしまった表を、1枚に印刷できるように変更していきます。
青色の点線がページ数が変わる境目なので、青色の点線にカーソルを合わせて左クリックを押しながら、青色の実線に重ねるようにスライドするだけです
以上の手順で、青色の点線がなくなり印刷ページ数を1枚に変更することができました。
好きな行・列で改ページを追加する方法
改ページプレビューから任意の行・列に改ページを追加することも可能です。
まずはページ数を切り替えたい行または列を選択します。
行または列を選択した状態でページレイアウトをクリックし、改ページのボタンをクリックして改ページの挿入を選択します。
以上の手順で、改ページを追加することができました。
改ページプレビューで操作ができないときの対処法
改ページプレビューで青色の線が操作できない場合、下記の手順で設定を変更すれば解決できます。
まずはファイルタブをクリックして、左サイドバーのメニューからオプションをクリックします。
するとエクセル全般の設定画面が表示されます。
メニューから詳細設定をクリックし、フィルハンドル及びセルのドラッグアンドドロップを使用するにチェックをいれます。
最後に右下のOKをクリックすれば設定完了です。
以上の手順で、改ページプレビューの青線を操作できるようになるはずです。
エクセルの非表示設定で印刷範囲を変更する方法
エクセルでは指定した行や列を非表示にする機能があり、印刷したくないセルを非表示にして印刷範囲を設定することができます。
今回はこちらの表のみを印刷範囲に設定するために、表以外の行と列をすべて非表示にしていきます。
まずは表の一つ隣の列を選択します。
次にキーボードのCtrl + Shift + →を押してください。
すると表よりも右のすべてのセルを選択することができます。
この状態で右クリックを押して、表示されるメニューから非表示をクリックします。
すると表よりも右側のセルをすべて非表示にすることができました。
続いて、同様の手順で表の下側をすべて非表示にしていきます。
まずは表の一つ下の行を選択します。
次にキーボードのCtrl + Shift + ↓を押してください。
すると表より下のすべてのセルを選択することができます。
この状態で右クリックを押して、表示されるメニューから非表示をクリックします。
以上の手順で、表以外のセルをすべて非表示となり、表のみを印刷範囲に設定することができました。
エクセルで選択したセルのみ印刷する方法
手っ取り早くエクセルの印刷範囲を指定したいときは、選択したセルのみ印刷する方法がおすすめです。
例えばこちらの4つの表の中から、「表1」のみを印刷したいとします。
まずは表の1のセルをすべて選択した状態にします。
セルを選択した状態のまま、ファイルタブをクリックして印刷をクリックします。
印刷の設定画面が表示されるので、作業中のシートを印刷と書かれたボタンをクリックします。
すると印刷範囲のメニューが表示されるので、選択した部分を印刷をクリックすれば完了です。
以上の手順で、選択したセルのみを印刷することが可能です。
試しに印刷プレビューを確認してみると、先程選択した表1のみが表示されているはずです。
最後に
この記事ではエクセルで思い通りに印刷するために非常に重要な、印刷範囲の設定方法について詳しく解説をしました。
印刷の範囲設定も色々なやり方がありますので、まずは自分がやりやすいと感じた方法を1つ覚えておくといいかもしれません。
リモートワークなどの推進によって紙印刷の機会も減ったかと思いますが、いざ印刷が必要なときに慌てないうようにしっかりと覚えておきましょう。