Excelファイルをベースに答えるアンケート用紙では、「プルダウン」というメニュー形式の選択肢リストが使われることが多いです。
アンケート用紙以外にも様々なシーンで使えるプルダウンメニューは、Excelを使う上では絶対に覚えておきたい機能の1つです。
そこでこの記事ではExcel(エクセル)でプルダウンを設定・追加・解除する方法ついて、詳しい手順を解説していきたいと思います。
そもそもプルダウンって何？という方は、こちらの「エクセルのプルダウンの使い方・設定方法まとめ」をまずはご覧ください。
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エクセルでプルダウンを設定する方法
エクセルでプルダウンを設定する方法を解説していきます。
エクセルでプルダウンを設定するには、大きく2つのやり方があります。
- 別データから選択肢を引用してプルダウンを作る方法
- 直接選択肢を入力してプルダウンを作る方法
2つの方法で手順もかなり異なるので、それぞれの方法について詳しく解説していきます。
別データから選択肢を参照してプルダウンを作る方法
セルを参照する形でプルダウンの選択肢を設定する方法をご紹介します。
まずは入力したい表とは別の場所に、選択肢となる項目を入力してください。
続いてプルダウンを設定したいセルを、選択している状態にします。
セルを選択している状態で、データタブにあるデータの入力規則のボタンをクリックします。
すると設定画面が表示されるので、設定タブにある入力値の種類の項目からリストを選択します。
元の値と書かれた箇所をクリックし、先ほど作成した項目リストを一括選択します。
最後に右下のOKをクリックします。
以上の手順で、エクセルのセルでプルダウンメニューを設定することができました。
直接選択肢を入力してプルダウンを作る方法
直接選択肢を入力してプルダウンを作ることも可能です。
まずはプルダウンを設定したいセルを選択している状態にします。
セルを選択している状態で、データタブにあるデータの入力規則のボタンをクリックします。
設定画面が表示されるので、設定タブにある入力値の種類の項目からリストを選択します。
元の値と書かれた箇所をクリックし、選択肢にしたい項目をカンマで区切って入力します。
最後に右下のOKをクリックします。
以上の手順で、エクセルのセルにプルダウンを設定することができました。
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エクセルのプルダウンに項目を追加する方法
設定したプルダウンに選択肢の項目を新しく追加する手順をご紹介します。
以下の3つの方法がありますので、それぞれ詳しい手順を解説していきましょう。
- 新しい選択肢を直接追加する方法
- 新しく参照するセルを追加する方法
- 自動で項目を追加する方法
新しい選択肢を直接入力してプルダウンを追加する方法
プルダウンの設定画面で選択肢を直接入力している場合、下記の手順で新しく項目を追加することができます。
プルダウンの設定画面から元の値と書かれた箇所をクリックし、新しく選択肢に追加したい項目をカンマで区切って入力します。
最後に右下のOKをクリックします。
以上の手順で、プルダウンに項目を追加することができました。
新しく参照するセルを増やしてプルダウンを追加する方法
セルを参照してプルダウンの選択肢を設定している場合、下記の手順でプルダウンの項目を追加することができます。
まずは選択肢となる新たな項目をセルに入力します。
プルダウンの設定画面から元の値と書かれた箇所をクリックし、先ほど追加した項目の範囲まで参照したいセルを選択します。
最後に右下のOKをクリックします。
以上の手順で、プルダウンに項目を追加することができました。
自動でプルダウンの項目を追加する方法
上記の方法だと毎回セルの参照範囲を変更する必要がありますが、プルダウンの選択肢に自動で追加できるようにすることも可能です。
プルダウンの項目の追加を自動化するには、「OFFSET関数」と「COUNTA関数」の2つの関数を使います。
- OFFSET関数について
- セルまたはセル範囲から指定された行数と列数だけ移動した位置にあるセル範囲を参照する関数
OFFSET(基準, 行数, 列数, [高さ], [幅])
- COUNTA関数について
- 選択した範囲の中で空白ではないセルの個数をしらべる関数
COUNTA(値 1, [値 2])
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プルダウンの設定画面から元の値と書かれた箇所をクリックし、=OFFSET($J$4,0,0,COUNTA($J:$J),1)と入力してください。
選択肢の項目を1列に入力している場合は、上記の赤字部分を変更するだけでOKです。
最後に右下のOKをクリックします。
以上の手順で、プルダウンの項目を自動で追加できるように設定できました。
エクエルで設定したプルダウンを解除する方法
ここではエクセルに設定したプルダウンを解除する方法を解説していきます。
プルダウンを解除するには、まずプルダウンを設定しているセルを選択します。
セルを選択している状態で、データタブにあるデータの入力規則のボタンをクリックします。
設定画面が表示されるので、左下のすべてクリアをクリックします。
最後にOKをクリックすれば完了です。
以上の手順で、プルダウンを解除することができました。
エクセルでプルダウンが設定されたセルを絞り込む方法
こちらの赤枠で囲んだセルの中に、1つだけプルダウンが隠されています。
見ただけだと絶対に分かりませんよね。正解はこちらのセルです。
このようにプルダウンが設定されたセルは一目見ただけだと分からず、解除したくても該当のセルを見つけることができないことがよくあります。
そこでこの項目では、エクセルでプルダウンが設定されたセルのみに絞り込む方法をご紹介します。
エクセルの画面上でキーボードのCtrl＋Gを押します。
すると「ジャンプ」という機能の設定画面が開かれるので、左下のセル選択をクリックします。
選択オプションの画面が表示されるので、データの入力規則にチェックをいれてOKをクリックします。
するとプルダウンが設定されたセルだけを、自動的に選択することができました。
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