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【テンプレあり】エクセルで1日単位の3カ月業務日程表の作り方を解説!ビジネスで使える横長のスケジュール表の作成方法 - 超・Office活用術

【テンプレあり】エクセルで1日単位の3カ月業務日程表の作り方を解説!ビジネスで使える横長のスケジュール表の作成方法

  • 2022年6月25日
  • 2022年7月2日
  • Excel
エクセルで業務日程表の作り方・テンプレート
定時でカエル
Excelで自動で反映する横長の業務日程表を作りたいです。
オフィスうさぎ
了解!1日単位の三カ月日程表の作り方から便利な無料テンプレートまで、詳しく解説していくね。

この記事ではエクセルを使って業務の日程管理を行いたい方に向けて、Excel(エクセル)で横長カレンダー形式の業務日程表の作り方や無料テンプレートを解説しています。

ちなみにエクセルで通常の壁掛けカレンダーの形式で作りたい方は、こちらの「エクセルで自動で反映するカレンダーの作り方!便利でオシャレな無料テンプレートも紹介」を参考にしてください。

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エクセルで1日単位の業務日程表を作る方法

今回は私が作成したこちらのスケジュール表を事例に、1日単位の三カ月日程表の作成手順を解説します。

表頭に日付、表側に項目と担当が並んだ、マイルストーンやそれに向けてやるべきことを分かりやすく管理できる日程表となっています。

ちなみに表頭の日付は関数を使って自動的に更新される仕組みなので、期間を延ばしたいときにも便利なカレンダーとなっています。

まずは要素の配置決めを考える

まず最初にやるべきこととしておすすめしたいのは、出来上がりのイメージをざっくりでいいので考えておくことです。

どの行・列に何の要素が入るかを最初に考えておくことで、後からの変更が最低限になるのでおすすめです。

今回は表頭に「」「」「曜」、表側に業務の「大項目」「小項目」「担当者」を入れるとイメージしてみます。

オフィスうさぎ
後から変更はいくらでもできるので、ざっくりとした位置決めだけでOKだよ!

オートフィルで日付を自動入力する

まずは表頭にカレンダーの日付を入力していきます。

D3のセルを選択し、作りたい日程表の最初の日付をyyyy/mm/ddの形式で入力します。(ここでは2022/01/01と入力しています)

このセルを選択した状態で、セルの右下にある点を左クリックしながら右にスライドします。

するとオートフィルという機能によって、最初に入力した日付を起点にそれ以降の日付を自動的に入力することができました。

今回は3カ月の日程表を作りたいので、1月から3月までの日付を入力すればOKです。

表示形式を変更して日付を日のみの表示に変更する

続いて先ほど入力した日付の表示形式を変更して、日のみの表示になるように設定していきます。

まずは日付が入力されたセルを選択した状態で右クリックし、表示されるメニューからセルの書式設定をクリックします。

選択したいセルの先頭を選択した状態で、キーボードのShiftCtrlを押しながらを押すことで一括選b択が簡単にできるよ

すると設定画面が表示されるので、ユーザー定義を選び、種類のボックスの中にdと入力します。

最後に右下のOKをクリックすれば完了です。

するとセルの表示形式が切り替わり、日付の日のみを表示することができました。

月を入力する

上記手順で日の入力が完了したら、何月かが分かるように該当する月を入力しておきましょう。

D2のセルに1月AI2のセルに2月BK2のセルに3月と入力すれば完了です。

関数を使って曜日を自動入力する

続いて入力した日付に合わせた曜日を入力していきます。

曜日は「TEXT」という関数を使って、日付データをもとに自動的に曜日を入力していきます。

まずはD4のセルを選択し=TEXT(D3,”aaa”)と入力してください。

TEXT関数は第1印数に日付データを、第2印数に曜日の表示形式を入力します。

 

オフィスうさぎ
第2引数に“aaa”で「」、“aaaa”で「土曜日」と表示されるよ!

すると参照する日付と連動した曜日を表示することができました。

続いて、入力された曜日のセルを選択し、セルの右下にある点を左クリックしながら右にスライドします。

するとオートフィルによって、残りの曜日も自動的に入力することができました。

表頭のセル幅を調整する

続いて表頭のセル幅を調整していきましょう。

デフォルトでは1日単位のセルが少し広すぎるので、セル幅を小さく調整していきます。

まずは日付が入力されているD列~CO列までを選択した状態にします。

次に列と列の境目左クリックした状態で左側にスライドし、セル幅を20ピクセルまで縮めます。

すると選択した列の幅を一括で縮めることができました。

表側に見出しを作成する

続いて表側を作成していくにあたって、表側の見出しを作成していきましょう。

今回の日程表では表側に「業務内容」とその業務を行う「担当者」を入力していきます。

A4のセルには業務内容、C4のセルには担当者と入力すれば完了です。

オフィスうさぎ
A列には業務の大項目、B列には業務の詳細を記載するので、B列の見出しは空白にしていて構いません。

表側のセル幅を調整する

続いて表側のセル幅を調整していきましょう。

セル幅はお好みにで調整してもいいですが、今回はこんな感じの表側をイメージしながら幅を調整していきたいと思います。

まずはA列とB列の境目左クリックしながら左にスライドし、セル幅を25ピクセルまで縮めます。

するとA列のセル幅を縮めることができました。

次にB列とC列の境目左クリックしながら右にスライドし、セル幅を200ピクセルまで縮めます。

するとB列のセル幅を広めることができました。

枠線をつける

続いて日程表に枠線を入力していきます。

枠線はセルを選択した状態でホームタブにある枠線のボタンをクリックし、メニューから該当の枠線を選択します。

月の枠線をつける

まず最初に月が入力されているセルを一カ月単位で選択して、枠線のメニューから外枠を選択します。

すると選択したセルの外枠に枠線をつけることができました。

残りの月も同様の手順で外枠を設定すれば完了です。

日と曜日の枠線をつける

続いて日と曜日が入力されたセルを選択し、枠線のメニューから格子を選択します。

すると選択した曜日と日のセルを、格子状に枠線をつけることができました。

業務内容の枠線をつける

続いて表側の業務内容の欄に枠線をつけていきます。ちなみに完成イメージはこんな感じです。

まずはB6~B11のセルを選択し、枠線のメニューから格子を選択します。

次にA5~A12のセルを選択し、枠線のメニューからその他の枠線を選択します。

枠線の設定画面が開かれるので、上線左線下線の3つのボタンを選択し、最後にOKをクリックします。

続いてB5のセルを選択し、先ほどと同様に枠線のメニューからその他の枠線を選択します。

設定画面から上線右線の2つのボタンを選択し、最後にOKをクリックします。

業務内容を入力する欄の枠線を設定できました。

後は同じ手順でこの塊を増やしていけば完了です。

担当者の欄に枠線をつける

続いて表側の担当者の欄に枠線をつけていきましょう。

C列にある担当者を入力する欄を選択し、枠線のメニューから格子を選択します。

すると選択した担当者のセルの欄に、格子状に枠線をつけることができました。

日程部分に枠線をつける

最後に日程部分に枠線をつけていきましょう。

日程を入力するセルを全て選択した状態で、枠線のメニューから格子を選択します。

すると選択した日程部分のセルに枠線をつけることができました。

背景色を変更して土日と平日を区別する

ここでは土日の背景色を薄いグレイに塗りつぶすことで、稼働日と非稼働日を視覚的に区別できるようにしていきます。

単純な塗りつぶしだと期間を追加したときなどに反映がされないので、「条件付き書式」を使って自動的に塗りつぶしできるように設定していきます。

関連:Excelで特定の曜日だけ塗りつぶし色や文字色を自動で変更する方法

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まずは曜日と日程を入力する欄を全て選択した状態で、ホームタブにある条件付き書式のボタンをクリックし、新しいルールを選択します。

すると設定画面が開かれるので、数式を使用して、書式設定するセルを決定を選びます。

続いてルールの内容に、=D$4=”土”と入力してください。

次に書式と書かれたボタンをクリックします。

すると書式設定の画面が開かれるので、塗りつぶしのタブで背景色の一覧からグレイ色を選んでOKをクリックします。

すると先ほどの画面にまた戻るので、最後にOKをクリックすれば完了です。

上記手順と同じように、日曜日の背景色も変更しておけば完成です。

ちなみに同じように祝日の書式を自動変更するには、こちらの「エクセルで作るカレンダーの祝日を自動で色分けする方法」を参考にしてください。

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細かいデザインを調整する

上記手順によって、基本的な日程表の箱は出来上がっているはずです。

後はフォント・背景・枠線など、自分好みに細かいカスタマイズを行えば完成です。

エクセルの3カ月日程表をプレゼント

状kいで作成手順をご紹介した業務日程表のエクセルファイルを、せっかくなので無料でダウンロードできるようにしておきます。

自分で作るのは面倒という方や、作り方を参考にしたいという方はぜひダウンロードしてみてください。

エクセルの業務日程表をダウンロード

エクセルの業務日程表の無料テンプレート

ここからは手っ取り早く業務日程表を使いたい方のために、エクセルで作られた業務日程表の無料テンプレートをご紹介します。

エクセルの新規画面からオンラインテンプレートを使う

ネットの繋がっている状態であれば、エクセルの新規画面からテンプレートを検索してダウンロードすることが可能です。

エクセルのファイルタブから新規をクリックし、テンプレートのカテゴリから日程表カレンダーなどのキーワードをクリックします。

するとキーワードに合致するテンプレート一覧が表示されるので、お好みのテンプレートをクリックして選択します。

するとポップアップでテンプレートの詳細が表示されるので、作成のボタンをクリックします。

以上の手順で、選択したテンプレートを開くことができました。

様々な構成やデザインテンプレートがあるので、お好みのものを探してダウンロードしてみてください。

ただ業務日程表のテンプレートは少しレパートリーが少なく、個人的におすすめなのはこちらのテンプレートぐらいです。

エクセルの業務日程表をダウンロード

シンプルな構成なので非常に使いやすく、どんな職種にも当てはめやすい汎用性の高い業務日程表だと思います。

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