パワーポイントで作った資料を相手に送付するときなど、ファイル形式をパワーポイントからPDFに変換したいことってあると思います。
パワーポイントをPDFに変換するには手順の異なるいくつかの方法があり、パスワードを付けたりや画質を変更したりと細かい設定を変更することも可能です。
そこでこの記事ではPowerPoint(パワーポイント)でファイル形式をPDFに変換する方法と設定ついて、初心者の方でも分かりやすいように画像とセットで解説していきたいと思います。
ちなみにパワーポイントを画像として保存する方法は、こちらの「パワーポイントを画像として保存する方法」で詳しく解説をしてます。
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パワーポイントをPDFに変換するメリット
パワーポイントで作った資料を相手先に送る時など、改ざんを防いだりファイルサイズを縮小するためPDFに変換することがあります。
パワーポイントをPDFに変換するメリットとしては、以下のような点があげられます。
- 資料の改ざんを防ぐことができる
- パワーポイントがないパソコンでも開くことができる
- ファイルサイズを圧縮できる
- 動作が重いパワポでもサクサクが動く
このように様々なメリットがありますので、ぜひパワーポイントをPDFに変換する方法をマスターしてみましょう！
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パワーポイントでPPTからPDFにファイル形式を変換する方法
では早速、パワーポイントをPDFに変換する方法を解説していきましょう。
パワーポイントをPDFにすると一言で言っても、実は手順の異なる下記の複数の方法が存在します。
- 名前を付けて保存するときにPDFに変換する方法
- エクスポートからPDFに変換する方法
- 印刷からPDFに変換する方法
- オンラインサービスを使ってPDFに変換する方法
では、それぞれの方法について詳しい手順を解説していきましょう。
名前を付けて保存するときにPDFに変換する方法
まずはパワーポイントをPDF化するのに一番ベーシックな方法として知られる、名前を付けて保存をする画面でPDFに変換する手順をご紹介します。
PDFに変換したいパワーポイントのファイルを開いた状態で、ファイルタブから名前を付けて保存をクリックします。
すると名前を入力して保存する画面が表示されるので、ファイルの種類のメニュータブをクリックし、表示されるファイル形式の中からPDFを選びます。
PDFの保存先を選択した上で、最後に保存をクリックすれば完了です。
以上の手順で、パワーポイントで作成したファイルをPDFに変換することができました。
エクスポートからPDFに変換する方法
続いて、パワーポイントをPDF化する方法として、エクスポート機能を使ってPDFに変換する手順をご紹介します。
PDFに変換したいパワーポイントのファイルを開いた状態で、ファイルタブからエクスポートをクリックします。
PDF/XPSドキュメントの作成の項目から、PDF/XPSの作成のボタンをクリックします。
すると名前を付けて保存するときと同じ画面が表示されるので、PDFファイルの保存先を選んだ後に発行をクリックすれば完了です。
以上の手順で、パワーポイントで作成したファイルをPDFに変換することができました。
印刷からPDFに変換する方法
続いて、パワーポイントをPDF化する方法として、印刷画面からPDFに変換する手順をご紹介します。
PDFに変換したいパワーポイントのファイルを開いた状態で、ファイルタブから印刷をクリックします。
すると印刷の設定画面が開かれるので、プリンターの一覧からMicrosoft Print to PDFを選択します。
プリンタ一覧からMicrosoft Print to PDFを選択した状態で、印刷のボタンをクリックします。
すると名前をつけて保存の画面が表示されるので、ファイル名と保存先を指定し、最後に保存をクリックすれば完了です。
以上の手順で、パワーポイントで作成したファイルをPDFに変換することができました。
オンラインサービスやPDF変換ソフトを使う方法
最後に、パワーポイントをPDF化する方法として、オンラインサービスや専用ソフトを使ってPDFに変換する方法をご紹介します。
PDF変換のオンラインサービスは数多くありますが、無料で使えて使いやすいのSmallpdfはとかですね。
PDFに変換するだけなら似たようなサービスはたくさんあるので、個人的に使いやすいものを選んだらいいかなと思います。
オンラインサービス以外にも、PDF変換ソフトをインストールする方法もあります。
PDF変換ソフトも有料のものから無料のものまで色々とありますが、CubePDFは無料で使えるしおすすめです。
パワーポイントをPDFに変換するニーズ別設定
ここからはパワーポイントをPDFに変換する方法の応用編として、様々なニーズ別に細かい設定をご紹介したいと思います。
以下の5つのケースについて、詳しい設定手順を解説していきます。
- パスワードがついたPDFに変換したい
- PDFに変換するときの画質を変更したい
- 特定のスライドのみPDFに変換したい
- ノートのみPDFに変換したい
- スライドとノートをセットでPDFに変換したい
- 複数スライドを一枚にまとめてPDFに変換したい
パスワードがついたPDFに変換したい
社外の人にメールで資料を送付するときなどパスワードの設定が必須の会社も多いので、パワーポイントで作った資料をパスワード付のPDFにしたいことってあると思います。
ただし、パワーポイントにはパスワード付のPDFに変換する機能はないので、PDFに変換した後に専用のソフトでパスワードを後付けするのが一般的です。
PDFにパスワードを設定できる無料のソフトでおすすめなのが、CubePDF UtilityというPDFの編集ソフトです。
他にも似たようなことができる無料ソフトはたくさんあると思いますが、私自身が使ったことがないためここではCubePDF Utilityを例とした手順をご紹介させていただきます。
まずはCubePDF Utilityを起動した最初の画面で、左上にある開くをクリックします。
するとパソコン内のフォルダが開かれるので、パスワードをつけたいPDFファイルを選択した状態で開くをクリックをします。
続いて、画面上部にあるメニューからセキュリティをクリックします。
セキュリティの設定画面が表示されるので、PDFファイルをパスワードで保護するにチェックをいれます。
続いて、管理用パスワードとパスワード確認の項目に、設定したいパスワードを入力します。
続いて、PDFファイルを開く時にパスワードを要求するの項目にチェックをいれます。
管理用パスワードと共有するにチェックをいれると、管理用パスワードと同じパスワードを設定することができます。
最後にOKをクリックします。
PDFの閲覧までロックしたい場合は、必ず上記手順で行うようにしてください。
最後に画面上部にあるメニューから保存をクリックすると、パスワード付のPDFとして上書き保存することができした。
画質を変更してPDFのファイルサイズを圧縮する
パワーポイントのファイルをPDFに変換するときに、設定からPDF化したときの画質を変更することが可能です。
画質を下げることでPDFのファイルサイズを圧縮することができるので、パワーポイントでPDF変換時に画質を変更する手順をご紹介していきましょう。
まずはPDFに変換したいパワーポイントのファイルを開いた状態で、ファイルタブから名前を付けて保存をクリックします。
すると名前を入力して保存する画面が表示されるので、ファイルの種類のメニュータブをクリックし、表示されるファイル形式の中からPDFを選びます。
続いて、右下にあるツールというタブをクリックし、表示されるメニューから画像の圧縮を選択します。
解像度という項目の中に5段階で画質レベルの選択肢が表示されているので、お好みの解像度を選んでOKをクリックします。
最後に保存をクリックすれば完了です。
特定のスライドのみPDFに変換したい
パワーポイントのファイルをPDFに変換するときに、すべてのスライドではなく特定のスライドだけをPDFにすることも可能です。
まずはPDFにしたいファイルを開いた状態で、PDFにしたいスライドを同時選択します。
スライドを複数選択した状態で、ファイルタブをクリックして、左サイドバーのメニューから印刷をクリックします。
印刷の設定画面が開かれるので、プリンターの一覧からMicrosoft Print to PDFを選択します。
続いて、選択した部分を印刷をクリックして印刷の対象を設定します。
この設定を変更することで、先ほど選択したスライドのみをPDF化の対象にすることができます。
以上の設定ができたら、印刷のボタンをクリックします。
名前をつけて保存の画面が表示されるので、最後にファイル名と保存先を指定して保存をクリックすれば完了です。
スライドとノートをセットでPDFに変換したい
パワーポイントにはスライドの読み原稿やメモを入力しておくことができる、「ノート」という便利な機能が用意されています。
パワーポイントをPDFに変換するとき通常だとノート部分は表示されませんが、設定によってスライドとノートをセットにPDFに変換することも可能です。
まずはPDFに変換したいファイルを開いている状態で、ファイルタブをクリックして印刷を選択します。
印刷の設定画面が開かれるので、プリンターの一覧からMicrosoft Print to PDFを選択します。
続いて、設定から表示形式をノートに変更します。
この設定を変更することで、スライドとノートをセットでPDFに変換できるようになります。
以上の設定ができたら、印刷のボタンをクリックします。
名前をつけて保存の画面が表示されるので、最後にファイル名と保存先を指定して保存をクリックすれば完了です。
以上の手順で、スライドとノートをセットにPDFに変換することができました。
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複数スライドを一枚にまとめてPDFに変換したい
複数のスライドを一枚にまとめてPDFに変換することも可能です。
まずはPDFに変換したいパワーポイントのファイルを開いた状態で、ファイルタブから名前を付けて保存をクリックします。
ファイルの種類のメニュータブをクリックし、表示される形式の中からPDFを選びます。
ファイルの種類をPDFに変更すると、オプションというボタンが表示されるのでクリックします。
するとPDF変換の設定画面が表示されるので、発行対象を配布資料に変更し、1ページあたりのスライド数をお好みの枚数に変更します。
最後に保存をクリックすれば完了です。
以上の手順で、複数のスライドを一枚にまとめてPDFに変換することができました。
パワーポイントでPDFに変換するときは透明の図形や画像に注意
最後にパワーポイントのファイルをPDFに変換するときの注意点をご紹介させていただきます
パワーポイントで資料を作るとき、透明度を上げるカスタマイズを行うことがあると思います。
画像の透明度を上げたり
図形の透明度を上げたり
透明度のカスタマイズは使うことも多いのですが、透明にした図形や画像をPDFに変換すると、図形や画像が表示されなかったり、変な線が入ったりとデザインが崩れることがあります。
私自身もこれが原因で表示が崩れたPDFを社外の方に送ってしまった経験もあるので、透明な図形・画像を使った資料をPDF化する際は事前にしっかりとチェックしておきましょう。
画像や図形を透過する手順については、こちらの「パワーポイントで画像・図形を透過して半透明にする方法」を参考にしてください。
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