この記事ではPowerPoint(パワーポイント)の発表者ツールの操作方法・使い方について、初心者の方でも分かりやすいように詳しく解説していきます。
プロジェクターやモニターに投影する場合の発表者ツールの使い方から、zoomやTEAMSで画面共有する場合の発表者ツールの使い方まで、シーンに合わせた発表者ツールの使い方をご紹介しています。
では、詳しく解説していきましょう！
パワーポイントの発表者ツールとは
パワーポイントに用意されている発表者ツールとは、相手には見えない自分の画面だけに表示することができる発表者専用のツールです。
発表者ツールでできることの一覧がこちらです。
- メモに書いた内容を自分の画面だけに表示できる
- カーソルをレーザーポインターに変更できる
- カーソルをペンに変更してスライド上に記入できる
- 自分の画面だけスライド一覧の画面に変更できる
- スライドを拡大することができる
- スライドを真暗・真白にできる
では、それぞれ解説していきます。
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メモに書いた内容を自分の画面だけに表示できる
パワーポイントにはメモ機能といって、スライドとは別にそれぞれのスライドに補足情報などを記載できる機能があります。
発表者ツールの画面ではメモの内容を表示できるので、原稿や話すポイントを書いておけばカンペとして使うことが可能です。
人前で話すのが苦手で、緊張するといつも話す内容を忘れてしまうという方にとっては、発表者ツールのカンペ機能は欠かせない便利な機能です。
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発表者ツールに表示されるメモはフォントサイズのボタンをクリックすることで、文字サイズの拡大・縮小が可能です。
またノートエリアの境目をクリックしながらカーソルを動かすことで、ノートエリアの拡大・縮小することも可能です。
カーソルをレーザーポインターに変更できる
発表者ツールではカーソルをレーザーポインターに変更できる機能も用意されています。
通常のカーソルだと資料のどこを指しているかが分かりづらいですが、レーザーポインターに変更することでカーソルが強調されて分かりやすくなります。
レーザーポインターを表示するには発表者ツールにあるペンのマークをクリックし、表示されるメニューからレーザーポインタをクリックするだけです。
カーソルをペンに変更してスライド上に記入できる
発表者ツールではペン機能でスライド上に自由に記述が可能です。
レーザーポインターを表示するには発表者ツールにあるペンのマークをクリックし、表示されるメニューからペンをクリックするだけです。
ペンの色を変更したい場合は、インクの色から好きな色を選ぶだけです。
ただマウスだとなかなか綺麗に書くことは難しいので、タッチパネル対応のデバイスかペンタブがあればベストですね。
自分の画面だけスライド一覧の画面に変更できる
発表者ツールでは自分の画面だけスライド一覧の画面に切り替えることができ、クリックしたスライドを順番関係なく一発で表示することができます。
スライドの一覧画面に切り替えるには、発表者ツールにあるスライド一覧マークをクリックするだけです。
質疑応答のときにスライド一覧画面から該当するスライドをクリックして一発で表示すると、何度もスライドを切り替えずにすむので便利な機能です。
スライドを拡大することができる
発表者ツールではスライドショーのままスライドを自由に拡大表示することができます。
スライドを拡大表示するには発表者ツールにある虫眼鏡マークをクリックし、スライドの拡大したい箇所をクリックするだけです。
そもそも拡大しないと読めないレベルのテキストサイズは使うべきではありませんが、どうしても小さくなってしまった部分を拡大したいときに便利な機能です。
スライドを真暗・真白にできる
発表者ツールでは好きなタイミングで画面を真暗にしたり真白に切り替えることが可能です。
画面を真暗にしたり真白にするのは、プレゼン時に聞き手の注目を集めるときに使うテクニックの1つです。
画面を真暗(カットアウト)にしたい場合は、発表者ツールにあるモニターのマークをクリックするだけです。
画面を真白(カットイン)にしたい場合は、発表者ツールにある…からスクリーン→スクリーンを白くするを選ぶだけです。
パワーポイントの発表者ツールの使い方・操作方法
ここからはパワーポイントの発表者ツールの使い方・操作方法について解説をしていきます。
プロジェクターを使う場合の発表者ツールの使い方
プロジェクターやサブモニターにはスライドショーを表示しながら、自分のパソコンには発表者ツールを表示する方法を解説していきます。
まずは最初にWindowsの設定画面から、マルチモニターの接続時の表示設定を変更していきます。
Windowsの設定を開き、メニューからシステムをクリックしてください。
左サイドバーのディスプレイをクリックし、複数ディスプレイの表示方法を表示画面を拡張するに設定します。
続いてパワーポイントから発表者モードの表示設定を変更していきます。
スライドショータブから発表者ツールを使用するにチェックをいれます。
以上の手順によって、自分の画面には発表者モードを表示し、相手にはスライドのみを表示させる設定の完了です。
後はプロジェクターやサブモニターとパソコンを接続している状態でスライドショーを開始すれば、自分の画面のみに発表者ツールを表示することができます。
TEAMSの画面共有で発表者ツールを相手にばれずに使う方法
続いて、TEAMSの画面共有で発表者ツールを使う方法を解説していきます。
前提としては自分のパソコン一台で自分のパソコンの画面を共有するケースです。
TEAMSの画面共有ボタンをクリックし、メニューの中にPowerPoint Liveという項目から画面共有したいパワーポイントのファイルを選びます。
すると資料の共有が開始されますので資料が表示するまで少し待ちます。
数秒待つと資料が表示されますが、自分の画面には発表者ツールが表示されます。
自分の画面には発表者ツールが表示されているので心配に思うかもですが、資料を共有している相手にはしっかりとスライドのみが表示されています。
Zoomの画面共有で発表者ツールを相手にばれずに使う方法
続いて、ZOOMの画面共有で発表者ツールを使う方法を解説していきます。
前提としてはこちらも自分のパソコン一台で自分のパソコンの画面を共有するケースです。
Zoomの画面共有ボタンをクリックすると、何を画面共有するかを選ぶメニューが表示されます。
事前に共有したいパワーポイントのファイルを開いておくと、ベーシックタブにファイル名が表示されるので選択して共有をクリックします。
資料共有が開始されたらキーボードのF5を押してスライドショーモードに切り替えます。
次にスライドショーの画面で右クリックを行い、メニューから発表者ツールを表示をクリックします。
すると自分の画面をスライドショーから発表者ツールに切り替えることができます。
自分の画面には発表者ツールが表示されていますが、資料を共有している相手にはスライドのみが表示されています。